予約システムを乗り換えると、
予約と顧客データはどうなるか
乗り換えでいちばん怖いのは、お金の話ではありません。入っている予約が飛ぶことと、お客様の情報が失われることです。結論から言うと、予約は消しません。顧客データは、確認する順番を間違えると取り返しがつきません。
入っている予約は消えません
予約システムを替えても、すでに入っているご予約が勝手に消えることはありません。データが自動で移るわけでもないので、人の手で移します。
進め方
- 切り替え日を決めます。お客様の少ない日がよいです
- その日より先に入っている予約を、新しい方へ入力します
- 移し終えてから、新しい方のネット受付を開けます
- しばらくは元のシステムも残します。問題があれば戻せるようにするためです
先の予約が数十件あっても、入力は一日で終わります。怖いのは件数ではなく、二重で受け付けてしまうことなので、受付を開ける順番だけ守れば大丈夫です。
顧客データは「解約する前に」確認する
ここが、この記事でいちばん伝えたいところです。
確認すること
- 顧客名簿をCSV（エクセルで開ける形）で出力できるか
- 出力に含まれる項目は何か（氏名・連絡先・来店履歴・カルテ）
- 出力に費用や申請が要るか
- 解約後、データをいつまで置いてくれるか
管理画面に見当たらなければ、サポートに直接聞いてください。「顧客データをCSVで出力したいのですが、方法を教えてください」の一文で足ります。乗り換えを検討中だと言う必要はありません。
出せない場合はどうするか
CSVで出せないサービスもあります。その場合、選べるのは次のどれかです。
1. 手で入力する
件数によります。100件なら現実的ですが、1,000件を超えると割に合いません。連絡先だけに絞る、来店の多い方から順に入れる、といった割り切りも要ります。
2. 印刷して残す
過去のカルテは紙で残し、新しいシステムは切り替え日から書き始めます。実際にはこれで足りることが多いです。数年前のカルテを見返す機会は、思っているより多くありません。
3. 乗り換えない
失うものが大きすぎるなら、そのままがいちばんです。浮く金額と、失うものを並べて比べてください。
過去のカルテは、無理に移さない
顧客名簿は形が単純なので移しやすいのですが、カルテは移しにくいです。カラーの調合、シェーマ（頭部図）、写真といった項目は、サービスごとに持ち方がまったく違い、そのまま入る保証がありません。
無理に移そうとして、抜けや文字化けのある不完全な記録が残るくらいなら、「この日から新しい方」と線を引く方が、現場では扱いやすいです。
切り替え当日にやること
- 先の予約が全部移っているか、もう一度つき合わせる
- 新しい方の受付を開け、元の方の受付を止める
- ホームページ・SNS・Googleビジネスプロフィールの予約リンクを差し替える
- お客様への告知は、予約の入り口が変わる場合だけ必要です
3つめは忘れがちです。古いリンクが残っていると、止めたはずの方に予約が入り続けます。
まず、出せるかどうかだけ確認してください
乗り換えるかどうかは、そのあとで決められます。CSVで出せるか分からない、聞き方が分からない、という段階でもご相談ください。費用はいただきません。
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CHERRY BLOSSOM／鈴木雄太